Sem dæmi um notagildi má nefna stórfyrirtæki með skrifstofur eða starfsemi á fleiri en einum stað. Í stað þess að senda reikning í pósti í útibú er unnt að úthluta honum rafrænt og þannig afgreiða málið samstundis, í stað þess að bíða marga daga eftir að gögnin berist til baka á hefðbundin máta.
Einnig má nefna að ábyrgðaraðili getur skoðað skjöl, t.d ósamþykkta reikninga, frá Internetinu hvar sem er í heiminum og veitt umsögn sína eða samþykki þaðan og þarf því ekki að bíða eftir að koma á skrifstofuna til slíkra starfa.

Kerfið heldur utan um alla sögu skjala og samþykktareininga. Því er alltaf hægt að fá yfirlit yfir hvernig skjal hefur borist á milli manna með athugsemdum, umsögnum aðgerðum og aðgengi.