Skjalastjóri
Öll rafræn og skönnuð skjöl eru geymd í öruggum gagnagrunni.
Fakta Skjalastjóri
Fakta Skjalastjóri er hugbúnaður sem býður notendum upp á auðveldan og tafarlausan aðgang að rafrænum skjölum. Þessi aðgangur getur verið í gegnum Windows forrit, vefaðgang (viðbót) eða úr öðrum hugbúnaði. Skjölin eru skönnuð inn með skanna, úr stafrænni myndavél eða lesnar úr skrám, t.d. Office skjölum, og vistaðar í gagnagrunn ásamt skilgreiningum.
Kerfið styður flestar tegundir gagnagrunna, þ.m.t. Oracle, IBM DB2 og MS SQL. Í dag er kerfið í notkun hjá stærstu fyrirtækjum landsins, þar sem sum hver geyma yfir milljón mynda og skjala.
Þrjú skref
Skjöl eru lesin úr skrám eða skönnuð frá skanna.
Skráðar eru inn lykilupplýsingar við hvert skjal, sjálfvirkt með OCR lestri eða frá öðrum kerfum.
Kerfið veitir öflugan aðgang að vistuðum upplýsingum í gegnum Windows forrit, vefinn eða önnur forrit. Notendur geta einnig prentað, vistað eða sent skjöl í tölvupósti.
Sveigjanlegt og skalanlegt
Fakta Skjalastjóri er hannaður sem Windows hugbúnaður. Kerfið er aðallega notað af Kerfisstjórum eða þeim sem vinna að innslætti upplýsinga. Með því að bæta við skraddara saumuðu notendaviðmóti, er hægt að breyta bæði virkni og útliti kerfisins á auðveldan hátt.
Notandi sem aðeins þarf að nálgast upplýsingar, getur fengið aðgang að þeim í gegnum vefinn eða í gegnum vefviðmót úr öðrum kerfum, en það gerir allan aðgang, uppsetningu og rekstur kerfisins auðveldari.
Öryggi og Logg-skrá
Í kerfinu er allur aðgangur skráður í log-skrá, en þannig er hægt að skoða og fylgjast með þeim aðgerðum sem hver notandi framkvæmir á hvert skjal.
Einfalt í notkun
Með því að vista gögnin í gagnagrunn sem er aðgengilegur starfsmönnum er hægt að draga mikið úr þeim tíma sem fer í að leita að skjali í skjalageymslu eða möppum, spara hillupláss og ljósritun skjala. Skjalið eyðileggst ekki, skjalið týnist ekki eða er sett á rangan stað og það er aðeins þörf fyrir að geyma eitt eintak af skjalinu innan fyrirtækisins þar sem starfsmenn geta nálgast það í gagnagrunninum.
Þar sem kerfið býður upp á þjónustur, er auðveldlega hægt að nota það til þess að þjónusta önnur kerfi. Hægt er að tengja Skjalastjórann við önnur kerfi einsog Samþykktarkerfið, en það kerfi sér um að stýra flæði reikinga og rafrænu samþykki þeirra.