Ferlið
Áður en skönnun hefst eru reikningarnir skráðir í Navision og þeir gefnir út. Reikningarnir eru síðan skannaðir inn eða lesnir úr skrám og tengdir við rétta reikninga í gegnum einfalt, sérsmíðað viðmót. Nú eru reikningarnir aðgengilegir úr Navision á þeim stöðum sem skilgreindir hafa verið.

Helstu aðgerðir
Þegar búið er að skanna reikninga inn í kerfið og tengja við Navision getur notandi skoðað þá og þær upplýsingar sem þeim fylgja, en við tengingu skráir kerfið lykilupplýsingar við hvern reikning. Þessi skráning auðveldar notanda leit, en leit kerfisins er mjög einföld og nákvæm. Auk þess er hægt er skrá athugasemdir við hvern reikning, tengja saman og flokka þá sem eiga saman, vista í möppu, prenta út og senda í tölvupósti, svo eitthvað sé nefnt.

Öryggi og einfaldleiki
Með því að geyma reikninga í gagnagrunni og veita notendum aðgang að þeim sjálfum, fer minni tími í að meðhöndla þá, auk þess sem það dregur mikið úr þeim tíma sem fer í að leita að reikningum í skjalageymslu eða möppum, sparar hillupláss og minnkar ljósritun. Reikningurinn eyðileggst ekki, týnist ekki eða sett á rangan stað og það er aðeins þörf fyrir að geyma eitt eintak af hverju reikningi innan fyrirtækisins þar sem starfsmenn geta nálgast þá hvenær sem er.

Kerfið er hannað með því markmiði að geta haldið utanum milljónir reikninga og það styður flestar tegundir gagnagrunna, þ.m.t. MS SQL, MS Access, Oracle og IBM DB2.